Configuration des journaux par l'administrateur

La configuration du système se fait en 4 étapes :

1. 1Créer la hiérarchie et la liste des journaux
   1. Définir la liste des entreprises
   2. Définir la liste des ateliers pour chaque entreprise
   3. Définir la liste des journaux pour chaque atelier ou type de travail
2. 2Créer les utilisateurs du système
   1. Ajouter des employés au système
   2. Attribuer un niveau d'accès — décider quels journaux chaque utilisateur peut gérer
3. 3Configurer la structure et les règles d'un journal
   1. Configurer les paramètres généraux du journal
   2. Configurer la liste des champs et leurs règles de remplissage
4. 4Configurer la fonction de saisie vocale pour le journal
   1. Construire le scénario d'appel sortant
   2. Configurer les paramètres vocaux du bot

1. Entrer en mode configuration

Pour commencer à configurer le système, vous devez passer en mode administrateur (l'en-tête deviendra vert) :

Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les utilisateurs ayant le rôle « administrateur » ou « propriétaire ».

1. Créer la hiérarchie et la liste des journaux

   Après l'inscription, une entreprise de démonstration est créée par défaut. Vous pouvez la renommer et commencer à y travailler :

   

2. Définir la liste des entreprises

   Si vos activités sont réparties sur plusieurs entités juridiques, vous pouvez ajouter des entreprises supplémentaires (dans les limites de votre abonnement).

   

3. Définir la liste des ateliers pour chaque entreprise

   Pour plus de commodité, vous pouvez définir une structure d'ateliers ou de zones de production dans lesquelles un journal est tenu.

   

4. Définir la liste des journaux pour chaque atelier ou type de travail

   Vous pouvez définir vous-même la logique métier pour structurer vos journaux.

   Le plus souvent, ils sont organisés par type de travail — par exemple : HSE, travaux électriques, travaux dangereux, rondes et inspections d'équipement, indicateurs de production, etc.

   

2. Gérer les utilisateurs du système

Pour attribuer les responsables de la tenue des journaux, vous devez :

1. les ajouter comme utilisateurs dans le système,
2. et dans la colonne « Accès », définir la valeur « Accès complet » ou « Lecture seule ».

Notez que la responsabilité de la tenue des journaux peut être attribuée à trois niveaux :

• au niveau de l'entreprise — l'utilisateur peut tenir tous les journaux de l'entreprise
• au niveau de l'atelier — l'utilisateur peut tenir tous les journaux de cet atelier
• au niveau d'un journal individuel — alors seul ce journal lui est accessible

3. Configurer la structure et les règles des journaux

Les paramètres du journal sont répartis en plusieurs sections.

1. Paramètres généraux

   

   Paramètre	Objectif
   Titre	Le titre du journal tel qu'il sera affiché aux utilisateurs
   Description	Une description détaillée du journal, pouvant inclure les règles et exigences de remplissage.
   Statut	Vous pouvez définir manuellement l'un des statuts suivants : Actif (par défaut) — le journal courant, disponible pour la saisie Lecture seule — le journal est accessible en lecture seule, aucune nouvelle entrée ne peut être ajoutée Inactif — journal désactivé, accessible uniquement aux administrateurs
   Icône	Icône qui sera affichée à côté du nom du journal

2. Configuration des champs

   C'est la partie principale de la configuration du journal. Vous y construisez la structure — la liste des informations que vous souhaitez consigner.

   

   Ici, vous pouvez :

   1. + ou + Ajouter un champ — ajouter une nouvelle colonne
   2. Supprimer des champs
   3. Faire glisser l'en-tête de colonne pour modifier l'ordre des colonnes
   4. Cliquer sur l'en-tête de colonne pour modifier ses paramètres

   

   Pour chaque champ, vous pouvez choisir :

   Paramètre du champ	Description
   Nom court du champ	Le nom principal du champ (utilisé également sur les appareils mobiles)
   Nom long du champ	Un nom plus long, qui peut être renseigné pour plus de confort sur ordinateur
   Type de champ	Choix du type de données. Peut être : Texte Nombre Date Case à cocher Oui/Non Valeur dans une liste Pièce jointe
   Contraintes de valeur	Selon le type de champ, cette section peut contenir des validations ou des contraintes supplémentaires. Par exemple : Pour les champs numériques : valeur minimale, valeur maximale, nombre de décimales et unité de mesure. Pour les champs de type liste : la liste des options possibles.
   Obligatoire	Le système exigera-t-il que ce champ soit rempli avant de pouvoir enregistrer l'entrée
   Valeur par défaut	Si une valeur par défaut doit être renseignée, vous pouvez la spécifier ici (en fonction du type de données)